企業の営業データを効果的に分析したいと考えていても、具体的な方法がわからず困っている方は多いのではないでしょうか。Salesforceのレポート機能を活用すれば、販売実績や顧客データを簡単に分析できます。この記事では、Salesforceのレポート機能の基本から作成方法まで、具体例を交えて詳しく解説します。レポート作成の手順を理解して、データ分析による営業活動の改善にお役立てください。
Salesforceのレポート機能は、取引先や商談などのさまざまなデータを条件で絞り込み、リストやグラフ形式で視覚的に表示できる便利なツールです。データはリストやグラフとして表示でき、必要な情報を見やすい形で確認できる他、作成したレポートは組織内で共有できるため、チーム全体でデータを活用した意思決定が可能になります。
例えば、「顧客からの問い合わせが最も多い製品やサービスはどれか」「問い合わせ対応に最も時間がかかっているケースはどのようなものか」などの疑問も、レポート機能を活用することで素早く答えを導き出すことができます。Salesforceのレポート機能を活用することで、ビジネスの意思決定をより効率的かつ効果的に行えるでしょう。
Salesforceには4つの基本的なレポート形式があり、分析目的に応じて使い分けることができます。それぞれの形式には特徴があり、データの見せ方や集計方法が異なります。
レポートタイプには、「標準」と「カスタム」の2種類があります。目的に応じて適切なタイプを選択することで、より効果的なデータ分析が可能です。以下でそれぞれのレポートタイプの特徴を見ていきましょう。
Salesforceにあらかじめ用意された標準レポートタイプは、新規レポート作成時にすぐに利用できます。主に取引先や商談といった標準オブジェクトを対象としており、基本的な分析に適しています。初めてレポートを作成する方でも、一覧から目的に合ったものを選ぶだけで、すぐに作成を開始できる点が特徴です。ただし、カスタムオブジェクトは表示できないため、独自のデータ分析には向きません。
カスタムレポートタイプは、ユーザーが独自の目的に合わせて作成できる柔軟な形式です。主となるオブジェクトに加えて、最大3つの関連オブジェクトを組み合わせることができます。例えば、取引先と商談、取引先責任者のデータを組み合わせて、より詳細な顧客分析が可能です。標準レポートタイプでは実現できない、複雑なデータの抽出や分析にも対応できます。
効果的なレポートを作成するには、段階的なアプローチが重要です。
以下では、基本的な手順を詳しく説明していきます。
Salesforceでレポートを作成する際には、まず目的と分析したいデータを明確にしましょう。このフェーズを飛ばしてしまうと、何を分析したいのか、どのような情報を得たいのかが不明確なため、効果的なレポート作成が行えません。
例えば、「今月の売上状況を知りたい」という目的があるにもかかわらず、顧客情報や商品情報が含まれていないレポートを作成してしまう、あるいは逆に、売上状況を知りたいだけなのに、詳細な顧客属性情報まで含まれてしまい、レポートが煩雑になってしまうといったケースが考えられます。
こうした状況に陥らないためにも、レポート作成前の要件定義では、以下の点を明確にすることが求められます。
● レポート作成の目的：何を知りたいのか、どのような分析を行いたいのか
● 必要な情報：どのようなデータや項目が必要なのか
● 出力形式：どのような形式でレポートを出力したいのか（表、グラフなど）。
● 集計方法：どのような方法でデータを集計したいのか
● レポートの利用者：誰がそのレポートを利用するのか
レポートタイプの選択手順は以下の通りです。
1.「レポート」タブの右上にある「新規レポート」ボタンをクリックします。
2.「レポートタイプの選択」画面で、左側のカテゴリ一覧から目的のオブジェクトを選びます。
3.選択したカテゴリに関連するレポートタイプが右側に表示されます。
4.必要なデータを含むレポートタイプを選び、「レポートを開始」ボタンをクリックします。
レポートの基本構造が決まったら、次は表示するレコードを絞り込みます。画面左側の「検索条件」から、抽出条件を設定しましょう。例えば、「進行中の商談のみ」や「完了予定日が〇月〜〇月」といった条件を追加できます。
下の画像のように、右上の下矢印ボタンをクリックすれば、複数のオブジェクトに関連する条件を「クロス条件」として設定可能です。
必要な項目を「項目」パネルから選び、レポートプレビューの列ヘッダー部分にドラッグ＆ドロップすることで、表示する情報を設定できます。取引先名や商談金額など、分析に必要な項目を追加していきましょう。
追加した項目の順序は、列ヘッダーをドラッグして自由に変更できます。
また、項目の表示名も必要に応じて分かりやすい名称に変更することが可能です。
データを効果的に整理し、分析を深めるためには、グループ化の設定が重要です。Salesforceでは、行と列の両方でグループ化ができ、多角的な視点でデータを把握できます。グループ化を行うには、「項目」パネルからグループ化したい項目（取引先名や完了予定日など）を選び、「行グループ」または「列グループ」にドラッグ＆ドロップします。
今回は「商談 所有者」の項目で行をグループ化しました。
上の画像のように、「商談 所有者」ごとにレコードが整理されたのが分かります。
レポートの編集が完了したら、必ず保存を行いましょう。保存を忘れると、せっかくの編集内容が反映されず、組織全体のデータ活用に支障をきたす可能性があります。
1.画面右上の「保存」ボタンをクリック
2.「レポート」タブから保存完了を確認する
また、編集作業中も定期的に保存することで、予期せぬエラーによるデータ損失を防ぐことができます。
効果的なレポート作成のために、いくつかの重要なポイントを押さえておきましょう。
レポート作成の成否を分けるのは、目的の明確さです。「レポートを何のために作成するのか」という点が曖昧では、必要なデータや分析の方向性が定まりません。例えば、「今月の売上状況を知りたい」という漠然とした目的でレポートを作成しようとすると、どのようなデータを集計し、どのように表示すればその目的を達成できるのかが不明瞭です。「売上金額の合計だけを見れば良いのか」「商品別・地域別・担当者別の内訳も必要なのか」「前月比や前年比との比較も必要なのか」など、具体的な分析軸が定まらないため、必要な情報が不足していたり、逆に不要な情報が多すぎて重要な情報が埋もれてしまったりする可能性があります。
レポート作成前には、以下の点を確認しておくと効果的です。
● このレポートを誰が使用するのか
● レポートを通じて解決したい課題は何か
● どのような指標やデータが必要か
これらの問いに答えることで、より的確なレポートを作成できます。
Salesforceでは日々大量のデータが蓄積されるため、すべての情報をそのまま表示すると、重要な点が見えにくくなります。フィルターを使って必要なデータを絞り込むことで、分析の精度が高まります。フィルターはドラッグ＆ドロップで簡単に設定できるため、初めての方でも直感的に操作できます。日付や金額、状態など、さまざまな条件で絞り込みが可能です。
数値データを視覚的に表現することで、傾向や特徴を直感的に把握できます。グラフやチャートを活用することで、複雑なデータも分かりやすく伝えることができます。色使いや軸の設定を工夫し、読み手に配慮した表現を心がけましょう。例えば、重要な数値は目立つ色で表示するなど、データの優先順位が一目で分かるような工夫が効果的です。
効果的なレポート作成のために、いくつかの制限事項や注意点を把握しておきましょう。
カスタムレポートタイプには、Salesforceのエディションによって作成数の上限が設けられています。ProfessionalEditionでは50個まで、Enterprise Editionでは200個まで、Unlimited Editionでは2,000個までとなっています。
また、各カスタムレポートタイプに追加できる項目数は最大1,000項目です。項目数が多すぎるとレイアウトの保存ができなくなるため、必要な項目を見極めることが重要です。
データを視覚的に表現するグラフを作成するには、サマリーレポートやマトリックスレポートなど、グループ化が可能なレポート形式を選択する必要があります。グループ化されていない表形式のレポートではグラフ表示ができないので注意しましょう。グループ化の設定は、レポートビルダーで項目を選び、行または列にドラッグ＆ドロップするだけで簡単に行えます。例えば、取引先や完了予定日でグループ化することで、より分かりやすい分析が可能になります。
レポート機能をより効果的に活用するため、よくある疑問点について解説します。
Salesforceの「レポート」と「ダッシュボード」は、それぞれ異なる目的で利用されるツールです。具体的には、レポートはSalesforceに蓄積されたデータを特定の条件や項目に基づいて抽出し、詳細な情報を確認したり分析したりするために活用されます。一方、ダッシュボードは、作成したレポートをもとに複数のグラフや表を1つの画面にまとめて表示し、データを視覚的にわかりやすく整理するための機能です。
また、データの表示タイミングにも違いがあります。レポートは、基本的にリアルタイムのデータに基づいて生成されるため、最新の情報を反映した分析を行えます。これに対し、ダッシュボードに表示されるデータはリアルタイムではなく、最終更新時点のものです。ダッシュボードのデータ更新は、手動でも自動でも行うことができるため、例えば毎朝の決まった時間や週の始まり、月初などに自動更新を設定しておくと便利です。これらの特性から、レポートは詳細なデータ分析に、ダッシュボードはビジネス全体の状況把握とモニタリングに適しているといえます。それぞれの機能を業務の目的や状況に応じて使い分けることで、効率的にSalesforceを活用できるでしょう。
レポートのエクスポートは、以下の手順で簡単に行うことができます。まず、対象のレポートをSalesforce上で開きます。次に、レポート画面の右上にある「▼」アイコンをクリックし、表示されるメニューから「エクスポート」を選択します。
最後に、保存場所を指定してファイルを保存します。エクスポートしたデータは、Excel等の表計算ソフトで加工することも可能です。
なお、レポートをエクスポートする際に選択可能な形式は次の３つです。
● .xlsx
● .xls
● .csv
自社データの分析にSalesforceのレポート機能を活用してみよう！Salesforceのレポート機能を活用することで、企業内に蓄積されたデータを効果的に分析し、意思決定に役立てることができます。基本的なレポート作成の手順を押さえ、目的に応じた適切な形式を選択することで、より価値のある分析が可能になります。
まずは簡単な表形式のレポートから始めて、徐々にサマリーやマトリックス形式にも挑戦してみましょう。データを活用した営業活動の改善に向けて、ぜひレポート機能を使いこなしてください。より詳しい活用方法や導入に関するご相談は、Salesforceの専門コンサルタントにお気軽にお問い合わせください。豊富な経験を持つ専門家が、御社に最適なデータ活用の方法をご提案いたします。
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