Salesforceを導入したものの、データのエクスポートに不安を感じている担当者も多いのではないでしょうか。Salesforceのデータエクスポート方法には、主に「データエクスポートサービス」と「データローダー」の2つがあります。この記事では、それぞれの特徴や使い方について、図解を交えて詳しく説明します。後半では、Salesforceのエクスポートに関するよくある質問にも回答しているので、ぜひ参考にしてください。
Salesforceのエクスポート機能は、システム内に蓄積された取引先情報やレポートなどを外部ファイルとして出力できる便利な機能です。この機能を使うことで、取引先の一覧をExcelで作成したり、重要なデータをバックアップしたりできます。また、他のシステムにデータを移行する際にも活用できます。さらに、定期的なバックアップを行うことで、誤ってデータを削除した場合や上書き保存をしてしまった際にも、復元が可能です。
業務効率を上げるSalesforceのエクスポート機能は、さまざまな場面で活躍します。具体的な活用方法を見ていきましょう。
営業担当者が商談の進捗状況を上司に報告する際、Salesforceから取引先データをExcelにエクスポートして活用できます。また、マーケティング部門が顧客分析を行う場合も、データをエクスポートして別のツールでの分析が可能です。また、チーム内での情報共有や、経営層への報告資料作成にも便利です。Excelを使った独自の分析や、プレゼンテーション資料の作成なども簡単に行えます。
システムトラブルや操作ミスによるデータ消失は、企業活動に大きな影響を与えかねません。そのため、定期的なバックアップは非常に重要です。Salesforceのエクスポート機能を使えば、重要なデータを安全に保管できます。週次や月次でのバックアップをスケジュール設定することで、万が一の事態に備えることができます。
システム更新や事業拡大に伴い、データを別のシステムへ移行する必要が生じることがあります。その際、Salesforceのエクスポート機能を使えば、データを失うことなく安全に移行できます。
Salesforceには、用途に応じて選べる2つのエクスポート方法があります。それぞれの特徴を理解し、最適な方法を選びましょう。
データエクスポートサービスは、定期的なバックアップや基本的なデータ出力に適しています。設定画面から簡単に操作でき、週次または月次でのデータ自動エクスポートも可能です。出力されたデータはCSV形式で保存されるため、Excel等での加工も容易です。初めてSalesforceを使う方にもおすすめの方法といえます。
データローダーは、大量のデータを効率的に処理できる専用ツールです。複雑な条件でのデータ抽出や、大規模なデータ処理が必要な場合に力を発揮します。通常のデータだけでなく、削除済みやアーカイブされたデータも取り出せる「ExportAll」機能も備えています。上級ユーザーの方は、この機能を使って細かな条件設定が可能です。
基本的なデータ出力に使う「データエクスポートサービス」の具体的な手順を説明します。
まず管理者権限を持つアカウントでログインします。画面右上の歯車マークから「設定」を選び、クイック検索ボックスに「データのエクスポート」と入力します。検索結果から「データのエクスポート」をクリックすると、設定画面が開きます。この画面で、エクスポートに関する詳細な設定が行えます。
定期的なバックアップを自動化したい場合は、スケジュール設定が便利です。「エクスポートをスケジュール」から、週次または月次の設定が行えます。
「エクスポートデータ」セクションで、出力したいデータ型を選びます。取引先や商談、リードなど、必要なものにチェックを入れましょう。画像やドキュメント、添付ファイルなども選択できます。データ量が多いと処理に時間がかかるため、必要なものだけを選ぶことをおすすめします。
必要な設定が完了したら、画面下部の「今すぐエクスポート」ボタンをクリックします。データ量によっては、完了まで時間がかかることがあります。エクスポートが完了すると、登録したメールアドレスに通知が届きます。通知メールのリンクから、データをダウンロードできます。
より詳細な設定が必要な場合は、「データローダー」の使用をおすすめします。具体的な手順を見ていきましょう。
まずは、パソコンにデータローダーをインストールしましょう。
インストールはSalesforceの「設定」から行います。
設定の画面が開いたら、「クイック検索」欄に「データローダー」と入力し、「データローダー」の項目をクリック。すると、「ダウンロード」と「ユーザーガイド」が出てくるので、「ダウンロード」を選択します。
遷移したページでデータローダーのファイルをダウンロードできたら、zipファイルを解凍します。解凍すると「install」というファイルが出てくるので、これをクリックしてください。
「install」ファイルを開くと、下のように黒い画像が立ち上がります。ここではいくつか質問されるので、特に問題がなければ「Yes」→「Enter」で進めていきましょう。
すべての質問が済み、無事にインストールが完了すると、デスクトップにデータローダーのショートカットが追加されています。これをダブルクリックすれば、データローダーを起動できます。
データの一括登録には、挿入（Insert）機能を使います。CSVファイルを準備し、以下の手順で作業を進めます。
1.データローダーを起動して「Insert」を選択
2.ログイン
以下の画面が開くので、「Production」もしくは「Sandbox」を選択し、「Login」に進みます。
「Login」をクリックするとコードを入力する画面に移動するので、８桁のコードを打ち込み「接続」を選択してください。これでデータローダ―が使用可能な状態になります。
3.対象オブジェクトを指定
続いて、対象オブジェクトを指定していきましょう。リストに並ぶオブジェクトの中から任意のものを選択します。今回はインポート先として「商談」を指定します。
4.CSVファイルを選択
対象オブジェクトを指定したら、画面右下の「Browse…」からCSVファイルを選択し、「Next」に進みます。
5.項目のマッピング設定
次は項目のマッピング設定を行いましょう。下の画面が表示されるので、画面中央の「Createor Edit a Map」を選択します。
そうすると、オブジェクトの項目とCSVデータを紐づける「マッピングダイアログ」が開きます。上段がSalesforce側の項目名、下段がCSV側の項目名となっており、異なるデータ項目を同一項目として関連付けておくことでデータ連携をスムーズに行えます。ドラッグ＆ドロップで上段から下段に移動させることが可能です。
6.エラーファイルの保存先を指定
次に、エラーファイルの保存先を指定し、「Finish」をクリックします。
7.処理を実行
最後に、処理を実行するで「はい」をクリックすれば、データの挿入は完了です。
既存のデータを更新する場合は、Update機能を使います。データの整合性を保ちながら、効率的に情報を最新の状態に保てます。
作業の手順は、データの挿入（Insert）とほとんど同じです。
「Export」機能を使えば、必要なデータを簡単に取り出せます。以下の手順で作業を進めましょう。
データエクスポートでお困りの方のために、よくある質問とその回答をまとめました。
Salesforceのレポートデータは、Excel形式でエクスポートができます。データをExcel形式（.xlsxや.xls）やCSV形式で出力できるため、ビジネスニーズに応じた柔軟なデータ活用が可能です。特にExcel形式では、視覚的なフォーマットを保持したままデータをエクスポートできる「フォーマット済みレポート」や、純粋なデータのみを出力する「詳細のみ」のオプションが用意されています。これにより、データの再利用や加工が容易になり、他のツールやシステムとの連携もスムーズに行えます。
エクスポートしたデータが文字化けする場合、まずエクスポート設定でUnicode（UTF-8）形式を選択することをおすすめします。これでも解決しない場合は、Excelでファイルを開く際に「データ」タブから文字コードを指定すると改善されることがあります。
なお、CSVファイルの場合は、1度テキストエディタで開いて文字コードを確認すれば、正しく表示させることができます。システムの設定によって最適な方法が異なるため、必要に応じて管理者に確認することをおすすめします。
エクスポートしたデータの保存場所はエクスポート方法によって異なります。まず、データローダーを使ってエクスポートした場合、データはCSV形式のファイルとして保存されます。保存場所は、エクスポート時に指定したフォルダ、特に指定しなかった場合はデータローダーインストール時に指定したフォルダ内です。
一方、データエクスポートサービスを利用してエクスポートを行った場合、データはzip形式のファイルでSalesforceのサーバに一時的に保存されます。エクスポートが完了すると、登録したメールアドレスにダウンロードリンクが記載されたメールが届き、zipファイルをダウンロードすることでローカルに保存できます。
このzipファイルにはさまざまなフォルダが含まれており、その中に「Attachments」と「Documents」フォルダがあります。共にSalesforce ID がファイル名になっているため、元のファイル名を確認するためには、同じくzipファイルに含まれる「Attachment.csv」と「Document.csv」ファイルを参照しなければなりません。
Salesforceでデータエクスポートサービスを利用しようとした際に、「今すぐエクスポート」ボタンが選択できないという状況は、前回のデータエクスポートから一定の間隔が空いていない場合に発生します。データエクスポートサービスはあくまでも定期的なバックアップを目的としており、連続でのエクスポートは想定されていません。
しかし、「今すぐエクスポート」が利用できない場合でも、データをエクスポートする方法はあり、その1つがデータローダーを使用する方法です。データローダーを利用することで、オブジェクト単位で必要なデータをCSV形式で抽出できます。添付ファイルやドキュメントといったファイルデータは直接エクスポートできませんが、オブジェクトのデータ自体を取得したい場合には有効な手段です。
もう1つは、レポート機能を活用する方法です。必要なデータを含むレポートを作成し、それをエクスポートすることでデータを取得できます。レポートでは、検索条件や表示項目を細かく設定できるため、必要なデータだけを抽出することが可能です。
本記事では、「データエクスポートサービス」と「データローダー」の特徴や使い方について、図解を交えて説明しました。Salesforceのデータエクスポート機能は、業務効率化に欠かせないツールです。基本的な使い方を押さえれば、誰でも簡単に活用できます。
データエクスポートのポイントは、目的や状況に応じて適切な方法を選ぶことです。定期的なバックアップには「データエクスポートサービス」を、特定のデータをすぐに取得したい場合や細かな条件設定が必要な場合には「データローダー」を活用すると便利です。この記事を参考に、Salesforceのエクスポート機能を活用して、さらに効率的なデータ管理を目指しましょう。
また、データ管理やシステム連携でお悩みの際は、専門家のサポートを受けるのも1つの方法です。データ管理の最適化やシステム連携などで、お困りの際はぜひご相談ください。
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