この記事の概要
・HubSpotの日程調整ツールの概要がわかる
・日程調整機能の種類や作成できるリンク数がわかる
・HubSpotの日程調整ツールを活用するメリットがわかる
・ミーティングリンクの作成手順がわかる
HubSpotの日程調整ツール（ミーティング設定機能や日程調整リンクと言われる場合もあります）は、営業やマーケティングの担当者が効率的に商談や打ち合わせの予約を受け付けられる機能です。このツールを活用すると、あらかじめ設定した自分の空き時間を反映した「予約リンク」を作成することができ、顧客はそのリンクを通じて自分の都合のよい日時を選択・予約できます。この機能を使えば、メールやチャットのやり取りによる煩雑なミーティングの予定調整を省き、スムーズなコミュニケーションを実現することができます。またこの機能は、GoogleカレンダーやOutlook（Microsoft365）のカレンダーとも同期が可能なため、ダブルブッキングの心配もありません。
日程調整ツールの基本的な機能は無料プランでも使うことができますが、後述するより高度な機能やチームでの利用を希望する場合は、有料プラン（Sales HubまたはService HubのStarter、Professional、Enterpriseプラン）へのアップグレードが必要になります。
HubSpotの日程調整ツールでは、スケジュール設定ページのタイプを選ぶことができます。スケジュール設定ページには、以下の3種類があります。
1対1ミーティングは、一番基本的なミーティングの設定方法です。1人の担当者と1人の顧客の間で行われるミーティングを設定できる方法で、たとえば営業担当者が顧客と初回商談を行う際などに使われます。営業担当者がHubSpotで作成した専用の予約リンク（ミーティングリンク）を顧客に共有し、顧客はそのリンクをクリックして、営業担当者の空き時間から都合のよい時間を選択し予約を行います。予約されたミーティングは、HubSpotのCRMに自動で記録され、GoogleカレンダーやOutlookとも同期されます。
グループミーティングは、複数のHubSpotユーザー（営業チームやマーケティングチームなど）と顧客が同時に参加するミーティングを調整するための機能です。上記の1対1のミーティングに対し、社内メンバー複数名と顧客とのミーティングをスムーズに設定できるのが特徴です。たとえばBtoBのビジネスにおいて、営業担当と技術担当、それに顧客が加わったプロジェクト初回打ち合わせのミーティング設定などにこの機能は使えます。
この機能は、会議に参加する全メンバーの空き時間を自動で取得し、全員のスケジュールが一致する時間のみを候補として表示することができます。顧客はその中から都合のよい日時を選択し、ワンクリックで予約することが可能です。また決定したミーティング予定は、カレンダー（Googleカレンダー／Outlookなど）と連携し全員の予定に反映されます。
ラウンドロビンは、複数のチームメンバーの中から、空いている担当者を自動的に割り当ててミーティング予約を受け付ける仕組みです。特に営業やカスタマーサポートチームなど、複数人で対応している業務において、効率よくミーティングを振り分けるのに最適な機能といえます。
ラウンドロビンでは、システムが事前に設定した複数の担当者のスケジュールをチェックし、顧客がミーティングリンクにアクセスすると、空いているメンバーに会議予定を割り当てます。割り当ては自動的に行われるため、人による手動調整は不要です。ラウンドロビンでは、担当者が均等にミーティングを受け持てるためリソースの偏りを防ぐことができます。この方式は、カスタマーサポートチームが問い合わせに応じてミーティングを設定したい場合や、営業チーム全体で顧客を公平に対応したい場合などに使われます。
先述したように日程調整ツールの基本的な機能は無料プランでも使うことができますが、無料プランと有料プラン（Starter、Professional、Enterprise）では、日程調整ツールを使って作成できるリンクの数と種類に違いがあります。
無料プランでは、1対1のミーティングリンクを1個まで作成することができます（グループやラウンドロビンのリンクは作成できません）。ただし、基本的なスケジューリング機能とGoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの同期機能は提供されます。
有料プランでは、複数のミーティングタイプ（1対1やグループ、ラウンドロビン）のリンクを作成することができ、リンク数にも制限はありません。チーム向けの高度なスケジューリング機能を利用したいのであれば、有料プランに加入するのがおすすめです。
HubSpotの日程調整ツールには、以下のようなメリットがあります。
Ø 日程調整にかかるムダ時間の削減
日程調整ツールを活用することで、顧客との日程調整にかかるメールや電話でのやり取りを大幅に削減できます。自分の空き時間を自動で反映した予約リンクを顧客に共有するだけで、相手が都合のよい時間を選んで予約できるので、返信待ちやスケジュールの確認といった非効率な作業を減らすことが可能になります。
Ø Eメールやウェブサイトからのミーティング予約が可能
日程調整ツールでは作成したミーティングリンクを、Eメールの署名やマーケティングメール、企業のWebサイト上に設置することができます。見込み顧客が自ら空き時間を選んで予約できる仕組みにより、商談機会を逃さず、コンバージョン率の向上にもつながります。この機能は特にインバウンドマーケティング（顧客自らが企業や製品に関心を持ってアプローチしてくれるように情報を提供するマーケティング手法）との親和性が高く、リード獲得から接点構築までを自然な流れで促進できます。
Ø ZoomやGoogle Meetなどの主要なオンラインミーティングツールと連携
日程調整ツールは、ZoomやGoogle Meetなどの主要なオンライン会議ツールと簡単に連携ができます。ミーティング予約が確定すると、自動的にオンライン会議用のURLが生成されて参加者に通知されるため、別途リンクを送信する手間が省けます。この連携によって、リモート商談やウェビナーの開催もシームレスに行え、顧客体験の質を高めることができます。
Ø Google カレンダーやMicrosoft 365（Outlook）の予定表と同期できる
日程調整ツールは、Google カレンダーおよびMicrosoft 365とリアルタイムで同期できます。自身の予定に合わせて空き時間が自動的に反映されるため、ダブルブッキングを防止でき、信頼性の高いスケジュール調整が可能になります。予定変更があった場合でも、その反映は即時に行われるので担当者・顧客双方にとって安心できる仕組みだといえるでしょう。
Ø 社内でミーティングリンクを共有できる
本機能で作成したミーティングリンクは、社内メンバーとも簡単に共有ができるので、営業やサポートチーム間で連携した対応が可能になります。たとえば、カスタマーサポートが顧客対応の一環として営業との商談を促す場合にも、リンクを渡すだけでスムーズに次のアクションへとつなげられます。複数のチームにおいて顧客対応を強化したいときにも役立つ機能です。
Ø タイムゾーンが違う地域でもスムーズにミーティング設定可能
HubSpotの日程調整ツールはタイムゾーン機能に対応しており、海外の顧客や拠点との日程調整もストレスなく行えます。ミーティング時間は予約リンクを開いた側のローカル時間に自動変換されるため、「日本時間の何時か？」といった混乱を回避できるのです。国際的な取引が増える中で、時差を意識せずスムーズに商談設定ができるのは大きなメリットでしょう。
HubSpotの日程調整ツールでは、以下の手順でミーティングリンクを作成することができます。
1. HubSpotの管理画面からHubSpotアプリマーケットプレイスを選択
2. アプリマーケットプレイスから連携アプリ（メールやミーティングツール、カレンダーツール）を選択し、インストールします。
3.次に「ライブラリー」から「ミーティング日程調整」をクリックします。
4.「スケジュール設定ページを作成」をクリックし、スケジュール設定ページのタイプを選択します（SalesHubまたはService Hubの有料プランへのアップグレードが必要です）。
5.「1対1」、「グループ」、「ラウンドロビン」からタイプを選択しますが、ここでは無料プランで使える「1対1」のプランで説明を進めます。
6.内部名（内部用のミーティング名）やイベント名（顧客に表示されるタイトル）、会議の概要説明、会議の行われる場所（Teamsなど）を記入します。
7.スケジュール設定のタブに移動し、所要時間の設定（期間オプション）やタイムゾーン設定、自身の空き状況（会議可能時間）などを入力します。
8.最後に「保存」をクリックしてリンクを発行し、メールやWebサイトに記載すればミーティングリンクの完成です。
HubSpotの日程調整ツールは、営業やマーケティング担当者が効率的にミーティングの予約を受け付けられる便利な機能です。GoogleカレンダーやOutlookとの同期も可能なため、ダブルブッキングの心配もありません。HubSpotの無料プランでは1対1のミーティングリンクを1件まで作成可能ですが、高度な機能の利用やリンク数の拡張は有料プランで可能になります。より効率的なマーケティングを行うためにも、有料プランの選択をおすすめします。
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