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世界中で10億人以上が活用しているとも言われるGoogleカレンダー。その機能は基本的なスケジュール管理機能に加えて、リマインダー機能や共有機能、マルチデバイス（PCやスマートフォン、タブレットなど）対応、サードパーティー製ツールとの連携など多岐に渡ります。Googleカレンダーは、個人はもちろん企業においてビジネスにも活用されています。Googleカレンダーをビジネスに用いるメリットにはどのようなものがあるのか見ていきましょう。
ビジネスでGoogleカレンダーを使うメリットには、以下のようなものがあります。
Googleカレンダーは共有機能を使うことで、個人の予定やチーム全体のスケジュールを簡単に可視化できます。各メンバーの予定がいつでも参照できるようになれば、メンバーの空き時間や会議の予定を確認しやすくなり、外出や会議のスケジュール調整がスムーズに進みます。
上記のように各々の予定がすぐに確認できれば会議設定がしやすくなります。またGoogleカレンダーは各種ビジネスツールとも連携ができるので、Google MeetやZoomなどのオンライン会議ツールと連携し、会議リンクを簡単に生成・共有することも可能です。これにより会議の招待プロセスが短縮され、社外の参加者を含む大人数の会議でも効率的に設定ができるようになります。
GoogleカレンダーはGoogleタスクと統合できるため、スケジュールと同様に各人の日々のタスクを共有できます。また、期日設定をすることによりリマインドもされるため、プロジェクトの進捗管理にも役立てることができます。
Googleカレンダーの基本機能は無料で使うことができます。またビジネス用としてGoogle Workspaceの一部として利用する場合でも非常に低コストで利用できるのでコストメリットが高いと言えるでしょう。
Googleカレンダーは、さまざまなビジネスツールと連携しスケジュール管理やタスクの管理を行うことができます。コミュニケーションツールではZoomやSlack、タスク管理やプロジェクト管理ツールではTrelloやAsanaとの連携が可能で、Microsoft365を導入しているならMicrosoft Outlookとも連携することができます。またSFA・CRMツールであれば、SalesforceやHubSpotと連携することができます。
HubSpotとGoogleカレンダーを連携させると、HubSpotにミーティング情報を記録したり、Googleカレンダーへミーティングイベントを送信できたりするようになり、スケジュール管理が容易に、またとても便利になります。この連携により他にどのようなメリットが生まれるのか、確認しておきましょう。
HubSpotとGoogleカレンダーを連携することで、次のようなメリットがあります。
HubSpotのCRMデータをGoogleカレンダーに連携することで、顧客とのミーティングや商談の予定を一元管理できるようになります。HubSpotで設定したミーティングはGoogleカレンダーに自動的に反映されるため、手動入力の手間を削減できます。またカレンダーのリマインダー機能により、重要な商談やミーティングを見逃してしまうリスクが軽減されます。
Googleカレンダーの共有機能を活用することで、チーム全体でスケジュールを確認しやすくなり、会議の調整が容易になります。またHubSpotで予定を変更した場合でも、Googleカレンダーにリアルタイムで変更が自動的に反映されるので、情報の行き違いを防ぐことができます。急な予定変更や会議室の変更など、ばたばたと連絡する必要がなくなりチーム間やメンバー間のコラボレーションが強化されます。
HubSpotとGoogleカレンダーを連携することで、顧客情報とスケジュール情報が統合され全体の管理が簡素化されます。たとえば、営業チームであれば商談のスケジュールを効率的に管理し、訪問やオンラインミーティングを漏れなく実施することができますし、たとえHubSpotを活用していない他部署のチームとでもウェビナーやキャンペーンのスケジュールを共有することができます。これらはHubSpotのCRMデータとGoogleカレンダーの共有機能を活用しているからこそできることなのです。
HubSpotのミーティングリンクとは、ユーザーが簡単にミーティングを予約できる機能です。たとえばメールやSNS、チャットボットなどにミーティングリンクを設置しておけば、ユーザー（もしくはクライアント）はそこから希望のミーティング日時を予約することができます。これらの情報もHubSpotとGoogleカレンダーに共有され、チーム全体でこれらの情報を活用できます。
では具体的に、HubSpotとGoogleカレンダーを連携させるにはどのような手順で設定して行けば良いのでしょうか？
1. HubSpotナビゲーションバー上部の［マーケットプレイスアイコン］をクリックし、［アプリマーケットプレイス］を選択します。
2.アプリマーケットプレイスから「Google Calendar」を選択します。
3.右上にある［アプリをインストール］をクリックし、連携のインストールに進みます。
4.［連携をインストール］の画面で条件を確認したら、［アプリをインストール］をクリックします。
5.［カレンダーを接続］という画面に遷移するので、「Google/Gmail」、「Microsoft Outlook」、「Microsoft Exchange」の中から「Google/Gmail」を選択し、［カレンダーを接続］をクリックします。
6.［Googleアカウントを接続］という画面に移るので、説明文を確認し［承諾してGoogleに接続］をクリックします。
［承諾してGoogleに接続］をクリックしたあとは、Googleのログイン画面にリダイレクトされるので自分のアドレスとパスワードでログインします。これでHubSpotとGoogleカレンダーの連携は完了です。
このようにHubSpotとGoogleカレンダーの連携は決して難しいものではありませんが、連携する際の注意点もあります。ここで確認しておきましょう。
HubSpotとGoogleカレンダーの連携では、一方向の同期（HubSpotからGoogleカレンダー、もしくはその逆）と双方向同期を設定できます。それぞれのメリットとデメリットを考慮し、チームと使う人のニーズに合った方法を選択してください。
またGoogleカレンダーへのアクセスをHubSpotに許可する際、適切な範囲の権限（カレンダーの表示のみ、または変更の権限など）を設定する必要もあります。むやみに管理者権限を付与すると、セキュリティリスクが高まることも考えられます。
さらにGoogleカレンダーには、顧客情報やプライベートな予定が表示される可能性もあるため、カレンダーを共有する際にはアクセス権も慎重に設定する必要があります。
複数のGoogleカレンダーとHubSpotを連携させる場合、他のカレンダー（例: 個人用カレンダー）が同じGoogleアカウント内に存在することがあります。誤って別のカレンダーと同期することを防ぐために、使用するGoogleカレンダーを明確に指定するようにしましょう。
HubSpotとGoogleカレンダーを連携することで何ができるのか、具体的な活用事例をご紹介します。
営業チームでは、顧客との商談やミーティングの予定を頻繁に設定する必要があります。
HubSpotの日程調整ツールを活用すれば、ミーティング参加者がカレンダー上で都合のよい日時を選択するだけで、担当者とミーティング設定が可能です。ミーティングの予定が決まると、自動的にGoogleカレンダーに予定が追加され、担当者やチームメンバーに通知されます。これにより、予定の見落としを防ぎ、顧客対応をスムーズに進めることができます。
HubSpotで作成したイベントやウェビナーの情報を自動的にGoogleカレンダーに反映でき、チームメンバーはリアルタイムでスケジュールを確認できるようになります。さらに、リマインダーや事前のフォローアップも自動化できるため、やり取りや工数を削減し業務効率が大幅に向上します。
GoogleカレンダーとHubSpot間での基本的なスケジュールの同期や、HubSpot Meetingsツールを通じたGoogleカレンダーでのイベント作成、Googleカレンダー上のイベントがHubSpotのCRMに反映されるなどの基本機能は、HubSpotの無料プランで利用可能です。
HubSpotには「Starter」、「Professional」、「Enterprise」という有料プランが用意されていますが、これらの有料プランであれば、高度なワークフローや自動化機能、顧客データ管理、高度なレポート機能などが使えるようになります。
たとえば会議後のフォローアップタスクやメール送信の自動化などは、有料プランで使える機能です。まずは無料プランでHubSpotとGoogleカレンダー連携の便利さを確認し、「Starter」や「Professional」、「Enterprise」といった有料プランは、事業規模の拡大に応じてステップアップして行けば良いでしょう。
Googleカレンダーは、個人やビジネスにおけるスケジュール管理を効率化する強力なツールですが、HubSpotとの連携により、さらに利便性が向上します。HubSpotとGoogleカレンダーを連携させることで、顧客との予定や会議が一元管理されるので、個人だけでなくチーム間のコラボレーションも強化されます。GoogleカレンダーとHubSpotの基本的な連携に費用はかかりません。まずは無料で、その便利さを試してみてはいかがでしょうか？
なお、株式会社ハレフルではHubSpotの導入・運用支援を行っております。「大量の名刺を活用して営業やマーケティング戦略に活用したい」「HubSpotの運用を依頼できる企業を探している」という場合には、お問い合わせからご連絡ください。
