あなたの組織ではAccountEngagementでの活動状況についてSalesforce側から確認できるようになっていますでしょうか？「メールマガジンの配信数の推移について教えて欲しい」と言われた時にすぐに報告できますか？過去の配信レポートを1件づつ開いてスプレッドシートに転記・・みたいな事やっていませんか？

まずはそんな時に「こちらを見てください」とすぐに共有できるためのダッシュボードをSalesforceにつくるための段取りをご案内します。「メールマガジンの登録者数の推移」とAccountEngagement内の重要な指標の一つである「アクティブプロスペクト数の推移」について確認するためのダッシュボードの作り方をご案内します。

<必要なもの>

・キャンペーン：2つ

・オートメーションルール：4つ

・Salesforceレポート：2つ

・ダッシュボード：1つ

＜作り方＞

まず、キャンペーンを2つ作成します。名称は適当に「メールマガジン」と「アクティブプロスペクト」にして有効にチェックを付けて保存してください。次にキャンペーンメンバーの状況をカスタマイズします。状況を新規追加してメールマガジンのキャンペーンには「購読者」「解除またはバウンス」の2つの状況を追加します。※キャンペーンメンバーの状況のカスタマイズするにはページレイアウトに「キャンペーンメンバーの状況」という関連リストが表示されている必要があります。

そこまで作成が完了したらAccountEngagementに同期されるまでちょっとお待ちください。

次にオートメーションルールの新規作成を行い、メールマガジンの購読者がキャンペーンのメンバーになるように作成を行います。オートメーションルールの新規作成を行い、以下のような形で作成します。

条件：メールマガジンのオプトイン項目（特に無ければ「Emailが空ではない」などでOKです）

アクション：CRMキャンペーンに追加　メールマガジン　に　購読者　で追加

次にその方が解除された等でメールマガジンを送付できなくなった場合のオートメーションを作成します。

条件：以下のいずれか一致

①プロスペクトのメール状況　オプトアウト済み

②プロスペクトのメール状況　ハードバウンス

③プロスペクトのメール状況　メール送信除外

アクション：CRMキャンペーンに追加　メールマガジン　に　解除またはバウンス　で追加

こうする事で一応メールマガジンの購読者データが常にキャンペーンメンバーの「購読者」の数と一致します。

※このオートメーション、厳密にはメールアドレスの重複の可能性、ソフトバウンスや再オプトインのデータを考慮できていないのですが、そこまで大きく数のズレに影響しないであろう事と、あくまでダッシュボードとして推移を経営陣に把握頂く、という目的はクリアできていると思います。

次にアクティブプロスペクトをキャンペーンメンバーにするオートメーションですが、以下のように作成してください。

条件：プロスペクトの時間　数日前のアクティビティ　空ではない

アクション： CRMキャンペーンに追加　アクティブプロスペクト　に　アクティブ　で追加

アクティビティにはメール送信、開封、AccountEngagementがアクセスできる商談、オートメーションルールなどは含まれずフォーム、メールクリック、Web訪問などアクティブプロスペクトしか値が入らない項目です。

アクティブプロスペクトではなくなる条件はメールマガジンの購読と同じく解除やバウンスなどになりますので、メールマガジンを送付できなくなった場合のオートメーションと同じ様に作成します。

最後にこれらのキャンペーンを確認するためのレポート・ダッシュボードを作成します。

新規レポート作成で、キャンペーンメンバーが関連するキャンペーンでレポートを作成します。

検索条件：キャンペーン名　[メールマガジン]

　　　　　メンバーの状況：購読者

アウトラインでは：メンバー追加日をグループ化項目に指定します。

※集計単位は週や年月などお好みで選択してください。

アクティブプロスペクトのレポートについても同様に作成します。

2つレポート作成が完了したら、ダッシュボードに追加します。

表示グラフは「折れ線グラフ」を作成してください。

X軸にメンバー追加日、Y軸にレコード件数を設定し、累積折れ線にチェックを付けてください。

アクティブプロスペクトのキャンペーンも同じように作成して、ダッシュボードとして公開すれば完成です。

注意点としては日付は「メンバー追加日」にしているので、オートメーションルールを稼働した段階で一気にドカンと増えてしまう形になりますが、以後はデータが増えていくたびに右肩上がりに増えていきます。

また、レポートは常に現在のデータを元に作成しているので過去の時点で購読者であっても解除された場合は過去の数値が減る形になります。厳密にトラックできるものでは無い点にご注意ください。

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